Meer grip op je projecten met Exact: van planning en uren tot facturatie en rapportage

Ben je klaar met losse spreadsheets en versnipperde tools? Exact Projecten brengt planning, urenregistratie, inkoop en facturatie samen, met slimme goedkeuringen, WIP/omzetherkenning en dashboards die marges en voortgang realtime zichtbaar maken. Dankzij integraties met CRM, boekhouding en Power BI werk je sneller, foutlozer en met één versie van de waarheid-ideaal voor dienstverleners die voorspelbaar willen groeien.

Wat zijn Exact projecten en waarom kies je ervoor

Exact Projecten is de projectmanagementoplossing binnen Exact waarmee je het hele traject van een project centraal regelt: van offerte en planning tot urenregistratie, kosten, facturatie en rapportage. Je bouwt projecten op met templates, fasen en budgetten, stelt uurtarieven en kostprijzen in en verdeelt capaciteit over je team. Medewerkers boeken hun uren en onkosten (ook via mobiele app), inkoopkosten worden gekoppeld en je factureert op vaste prijs, nacalculatie of retainer. Dankzij omzetherkenning en werk-in-uitvoering zie je realtime waar je staat met marge en resultaat. Koppelingen met CRM en boekhouding zorgen dat klantgegevens, artikelen, grootboek en facturen naadloos samenkomen, zodat je één bron van waarheid hebt. Je kiest hiervoor als je grip wilt op planning, bezetting en declarabiliteit, als je sneller en foutloos wilt factureren, en als je transparant inzicht wilt in voortgang per fase, per medewerker en per klant.

Exact project management helpt je processen te standaardiseren met goedkeuringsflows en rollen, zodat je controle houdt zonder extra spreadsheets. Vooral professionele dienstverleners – zoals consultancy, IT, marketingbureaus, ingenieurs, architecten en installatie- of servicebedrijven – profiteren van deze aanpak omdat tijd en expertise hun product zijn. Met dashboards en KPI’s stuur je dagelijks bij, reduceer je scope creep en voorkom je verrassingen aan het einde van het project. Zo werk je schaalbaar, winstgevend en met vertrouwen.

Kernfunctionaliteiten en voordelen

Exact Projecten biedt alle bouwstenen om projecten van start tot factuur strak te sturen, met realtime inzicht in kosten, voortgang en marge. Zo combineer je inrichting, uitvoering en resultaatsturing in één systeem.

• Slimme projectinrichting: werk met projecttypes, templates en fasen; stel budgetten, uurtarieven en kostprijzen in; beheer declarabiliteit per activiteit en hanteer duidelijke rollen- en goedkeuringsflows.
• Efficiënte uitvoering: plan capaciteit en bewaak bezetting; laat teams mobiel uren en onkosten registreren; koppel inkoop en materiaalkosten direct aan het project voor volledige kostencontrole.
• Snelle facturatie en betere resultaten: factureer vaste prijs, nacalculatie of periodiek; gebruik omzetherkenning en werk-in-uitvoering voor nauwkeurige marges; stuur met dashboards en KPI’s en profiteer van integratie met CRM en boekhouding voor minder dubbele invoer, snellere facturatie en betere cashflow.

Het resultaat: grip op planning, kosten en opbrengsten in elke fase van je project. Zo vergroot je voorspelbaarheid en maximaliseer je het rendement.

Voor wie Exact projecten geschikt is

Exact Projecten is ideaal als je organisatie draait op kennis en uren. Denk aan consultancy, IT- en softwarebedrijven, marketing- en communicatiebureaus, ingenieurs- en architectenbureaus, accountants en detacheerders, maar ook aan installatie-, onderhouds- en servicebedrijven die projecten combineren met werkbonnen en SLA’s. Werk je met vaste prijs, nacalculatie of retainers, wil je uren, onkosten en inkoop strak koppelen aan projecten en tegelijk je planning en bezetting bewaken, dan past deze oplossing perfect.

Het werkt prettig voor mkb en scale-ups met grofweg 5 tot 500 medewerkers, meerdere teams of locaties en een mix van terugkerende en eenmalige opdrachten. Je kiest het vooral als je grip wilt op declarabiliteit, marge en voorspelbare facturatie zonder losse spreadsheets of versnipperde tools.

[TIP] Tip: Plan resources in Exact Projecten voor voorspelbare doorlooptijden en marges.

Exact projecten goed inrichten

Een goede inrichting begint met een blauwdruk van hoe je projecten wilt sturen. Bepaal je projecttypes (fixed price, nacalculatie of retainer), leg templates vast met fasen, taken en budgetten, en zet je tariefkaart op met uurtarieven per rol en kostprijzen per medewerker. Richt activiteiten, kostensoorten en declarabiliteit in zodat uren, onkosten en inkoop automatisch de juiste plek krijgen. Stel rollen, rechten en goedkeuringsflows in voor uren, onkosten en facturen om grip en compliance te borgen. Koppel je CRM en boekhouding zodat klantgegevens, artikelen, grootboekrekeningen en btw-codes synchroon lopen en factuurprofielen kloppen.

Activeer resourceplanning om capaciteit per team en medewerker te bewaken, en gebruik drempelmeldingen bij budgetoverschrijding. Definieer facturatieregels per fase of mijlpaal en zet omzetherkenning en werk-in-uitvoering correct op voor helder resultaat per periode. Test alles met een pilotproject, check je dashboards en KPI’s en train je team in urenregistratie en procesafspraken. Zo leg je een schaalbare basis voor exact project management met minder fouten, snellere facturatie en voorspelbare marges.

Projecttypes, templates en fasen

Deze vergelijkingstabel helpt je het juiste projecttype in Exact Projecten te kiezen en laat zien wat je in templates vastlegt en hoe fasen bijdragen aan planning en facturatie.

Belangrijkste punten: kies het projecttype op basis van prijsafspraak en scope, leg defaults en regels vast in een template, en gebruik fasen voor planning, budgetbewaking en (bij vaste prijs) termijndefacturatie.

Met de juiste projecttypes, templates en fasen leg je de basis voor consistente en schaalbare projecten. Kies per opdracht of je werkt met fixed price, nacalculatie (time & materials) of een retainer, zodat budgettering, tarieven en facturatie automatisch de juiste logica volgen. Bouw vervolgens templates die je steeds hergebruikt, met standaardfasen, taken, deliverables en activiteiten inclusief declarabiliteit. Koppel per fase je uren- en kostenbudget, stel drempelmeldingen in en definieer het facturatieschema op mijlpalen of voortgang.

Door fasen te gebruiken koppel je planning, verantwoordelijkheden en goedkeuringen aan duidelijke checkpoints, wat scope creep beperkt en opleveringen voorspelbaar maakt. Met templates versnel je het aanmaken van projecten, borg je uniforme tariefstructuren en krijg je zuivere rapportages per fase, klant en projecttype zonder losse spreadsheets.

Budgettering, tarieven en declarabiliteit

Goede budgettering begint met uren- en kostenplafonds per fase en activiteit, inclusief drempelmeldingen zodra je over een vast percentage heen gaat. Je richt een tariefkaart in met uurtarieven per rol, medewerker of klant, en legt tegelijk kostprijzen vast voor zuiver marge-inzicht. Denk aan speciale tarieven voor spoed, servicevensters of indexatie per datum, zodat je facturatie altijd klopt. Declarabiliteit stuur je per activiteit en zelfs per uurregel: wat is extern factureerbaar, wat is intern of onbillable, en welk percentage mag doorbelast worden? Met caps, retainerverbruik en nacalculatie voorkom je verrassingen en stuur je actief op scope.

Inkoop en onkosten koppel je direct aan het project voor automatische doorbelasting, terwijl goedkeuringsflows write-offs en correcties borgen. Zo houd je grip op cashflow, marge en voorspelbare facturatie in exact project management.

Rollen, rechten en goedkeuring

Met scherpe rollen en rechten borg je dat iedereen precies ziet en doet wat nodig is. Je maakt profielen voor projectmanager, resource manager, teamlid en controller, bepaalt wie projecten mag aanmaken, budgetten mag wijzigen en factuurvoorstellen mag vrijgeven, en zet datatoegang per klant, afdeling of vestiging strak neer. Goedkeuringsflows regel je voor uren, onkosten, inkoop en wijzigingen, inclusief het vier-ogenprincipe, drempelbedragen en uitzonderingsroutes.

Periodesloten voorkomen boekingen buiten de afgesproken maand, terwijl een volledige audit trail elke stap traceerbaar maakt. Je stelt reminders en escalaties in, regelt vervanging bij afwezigheid en laat goedkeuring ook mobiel lopen. Zo combineer je snelheid met controle, verklein je foutkans en voldoe je aan compliance-eisen binnen exact project management zonder extra spreadsheets.

[TIP] Tip: Gebruik projecttemplates, stel autorollen in en activeer verplicht uren goedkeuren.

Werken met Exact projecten

In de dagelijkse praktijk werk je in Exact Projecten vanuit een duidelijke projectstructuur met fasen, taken en budgetten, terwijl je team simpel uren en onkosten boekt via desktop of mobiel. Je plant capaciteit per rol en medewerker, ziet direct over- en onderbezetting en schuift tijdig met resources om deadlines en marges te bewaken. Inkoop- en materiaalkosten koppel je aan het juiste project, zodat nacalculatie klopt en doorbelasting automatisch verloopt. Facturatie loopt op vaste prijs, nacalculatie of retainer met mijlpalen of periodieke voorschotten, terwijl omzetherkenning en werk-in-uitvoering zorgen voor zuiver resultaat per periode.

Met goedkeuringsflows houd je controle op uren, onkosten en wijzigingen, en met periodesloten voorkom je late boekingen. Dashboards en KPI’s geven je realtime inzicht in voortgang, marge, declarabiliteit en cashflow, zodat je bijstuurt op project- en klantniveau. Scopewijzigingen leg je vast met change requests, inclusief nieuwe budgetten en tarieven. Zo combineer je soepele uitvoering met strakke sturing en werk je voorspelbaar, winstgevend en schaalbaar.

Planning en resource management

Met planning en resource management in Exact Projecten stuur je gericht op bezetting en capaciteit. Je plant op rollen, medewerkers of skills, ziet direct over- en onderbezetting en verschuift met drag-and-drop tot de puzzel klopt. Beschikbaarheid komt uit agenda’s, verlof en contracturen, waardoor je realistisch inplant en conflicten voorkomt. Je kunt allocaties vastleggen in uren of FTE, voorlopig of definitief boeken, en scenario’s testen voordat je commit.

Door elke toewijzing te koppelen aan fasen en budgetten bewaak je burn-down, marge en deadlines in één scherm. Forecasts combineren pipeline uit CRM met lopende projecten, zodat je werving of outsourcing tijdig start. Dashboards tonen bezettingsgraad, utilization en billability, en geven signalen bij budget- of capaciteitsscheefstand, zodat je snel kunt bijsturen.

Urenregistratie, onkosten en doorbelasting

In Exact Projecten registreer je uren snel via daginvoer, timer of weekstaat door te kiezen voor het juiste project, de fase en activiteit. Validaties bewaken verplichte velden, tarieven en declarabiliteit, zodat data direct factuurklaar is. Onkosten leg je vast met foto’s van bonnetjes, btw-codes, kilometerregistratie en valuta; inkoopfacturen koppel je aan het project en label je per fase of activiteit. Doorbelasting verloopt automatisch op basis van tariefkaarten, caps en retainerverbruik, met opties voor markup, kosten-plus of doorboeken tegen inkoop.

Goedkeuringsflows en periodesloten beperken fouten, terwijl write-offs en correcties netjes traceerbaar blijven. Budgetalerts geven aan wanneer je dreigt te overschrijden. Factuurvoorstellen bevatten heldere specificaties en periodisering, en met werk-in-uitvoering en omzetherkenning zie je exact welke uren en kosten al als omzet tellen.

Facturatie en omzetherkenning

In Exact Projecten factureer je op vaste prijs, nacalculatie of retainer, met mijlpalen, periodieke termijnen, voorschotten en deelfacturen waar nodig. Je maakt factuurvoorstellen met heldere specificaties per uur en kost, inclusief tarieven, kortingen en btw, en laat die door een goedkeuringsflow gaan voordat je ze verstuurt. Creditnota’s en correcties verwerk je zonder de audit trail te verliezen. Omzetherkenning regel je via werk-in-uitvoering: je herkent omzet op basis van voortgang of kosten (percentage-of-completion), of pas bij oplevering als dat beter past.

WIP staat netjes op de balans en loopt mee met je facturatie, zodat resultaat per periode klopt. Met periodesloten en drempelmeldingen houd je controle, terwijl dashboards inzicht geven in facturabele waarde, WIP en openstaande posten. Zo stuur je strak op cashflow en marge.

[TIP] Tip: Koppel urenregistratie direct aan projectcodes voor foutloze facturatie.

Rapportage, integraties en optimalisatie

Met haal je het maximale uit Exact Projecten. Je bouwt dashboards die realtime sturen op marge, budget versus realisatie, voortgang per fase, utilization en billability, en je zoomt door tot op uur- en kostniveau. Perioderapporten geven inzicht in werk-in-uitvoering, omzetherkenning, DSO en cashflow, zodat je zowel operationeel als financieel zeker stuurt. Via integraties koppel je CRM en boekhouding voor één bron van waarheid, en verbind je tools als Power BI, Microsoft 365, Teams, Jira of een servicetool voor tijdbesparing en minder dubbel werk. Met API’s en standaardconnectors automatiseer je handelingen zoals het aanmaken van projecten, het doorzetten van offertes en het synchroniseren van tarieven.

Optimaliseren doe je continu: standaardiseer templates en fasen, stel alerts in bij budget- of capaciteitsscheefstand, verfijn je tariefkaart en evalueer na elk project wat beter kan. Door datakwaliteit te bewaken en rollen en rechten strak te houden, blijven rapporten betrouwbaar en audits soepel. Zo groeit je organisatie naar volwassen exact project management waarin je sneller beslissingen neemt, voorspelbaarder factureert en structureel meer marge uit elk project haalt.

Dashboards, KPI’s en projectresultaat

In Exact Projecten geven dashboards je realtime grip op prestaties, zodat je niet op gevoel maar op feiten stuurt. Je volgt KPI’s zoals marge per project, budget versus realisatie, voortgang per fase, bezettingsgraad en billability (het aandeel factureerbare uren), aangevuld met doorlooptijd en klanttevredenheid waar je dat meet. Werk-in-uitvoering (WIP) laat zien welk deel van je werk al verdiend is maar nog niet gefactureerd, terwijl EAC (estimate at completion) de verwachte eindmarge voorspelt op basis van trend en resterend budget.

Met doorklikken ga je van portfolio naar project en tot op uur- en kostniveau, en zie je direct variaties, overschrijdingen en write-offs. Alerts en trendlijnen helpen je sneller bijsturen op planning, scope en tarieven, waardoor je projectresultaat aantoonbaar verbetert en verrassingen uitblijven.

Koppelingen met CRM, boekhouden en Power bi

Met koppelingen naar CRM, boekhouden en Power BI bouw je één gestroomlijnde keten rond Exact Projecten. In CRM leg je leads, deals en offertes vast en zet je gewonnen kansen automatisch om in projecten met de juiste klant, contact, tariefafspraken en scope. Je pipeline voedt zo je resourceforecast en budgettering. In de boekhouding synchroniseer je debiteuren, artikelen, grootboek- en btw-codes, boek je inkoop direct op projecten en maak je verkoopfacturen vanuit factuurvoorstellen, inclusief terugkoppeling van betaalstatus naar het project.

Werk-in-uitvoering en omzetposten landen correct in je financiële rapportage zonder dubbel werk. Met Power BI koppel je project-, uren- en factuurdata voor interactieve dashboards over marge, bezetting en cashflow, met automatische vernieuwing en filtering per team of klant. Zo stuur je sneller, foutlozer en met één versie van de waarheid.

Exact project management: best practices

Wil je het maximale uit Exact Projecten halen? Hanteer onderstaande best practices voor voorspelbare uitvoering, betrouwbare cijfers en minder handwerk.

• Standaardiseer je projectaanpak met templates en fasen met een duidelijke definition of done, zodat je elke opdracht op dezelfde manier opbouwt en beoordeelt.
• Borg financiële en operationele juistheid: beheer tariefkaart en kostprijzen met versies en ingangsdatums, plan capaciteit wekelijks, lock periodes en registreer uren dagelijks; stel strakke budgetdrempels in, monitor burn-down, marge en utilization, en hanteer heldere WIP- en omzetherkenningsregels.
• Beheer verandering en automatiseer de keten: leg scopewijzigingen vast via change control met directe updates van budgetten, mijlpalen en tarieven; koppel CRM en boekhouding om dubbel werk te vermijden; sluit elk project af met een korte retro en continue datakwaliteitsbewaking.

Pas deze werkwijze consequent toe voor een voorspelbare, schaalbare portfolio en betere beslissingen. Zo wordt Exact Projecten een betrouwbaar stuurinstrument voor groei.

Veelgestelde vragen over exact projecten

Wat is het belangrijkste om te weten over exact projecten?

Exact Projecten is de projectmodule van Exact voor end-to-end projectbeheer: van projecttypes en fasen tot budgetten, tarieven, planning, uren en facturatie. Het levert realtime inzicht, strakkere controle, betere marges en betrouwbare rapportages.

Hoe begin je het beste met exact projecten?

Begin met een blauwdruk: definieer projecttypes, templates en fasen. Richt budgetten, tarieven en declarabiliteit in. Bepaal rollen, rechten en goedkeuring. Start een pilot met planning, uren en onkosten. Koppel CRM/boekhouding en activeer dashboards/KPI’s.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij exact projecten?

Veelgemaakte fouten: geen duidelijke projecttemplates en faseringen, onvolledige tarieven/doorbelasting, zwakke resourceplanning, rommelige uren en onkosten, late facturatie/omzetherkenning, ontbrekende rollen/goedkeuring, geen KPI-dashboards of Power BI-rapportages, gebrekkige CRM/boekhoud-koppelingen en onvoldoende training.